利用法10 電子メールを使う
◎目次
（１）不快にさせるメール
（２）メールのマナー
（３）その他の参考事項
あれば便利といいながら、使い始めるとオックウなのが電子メールである。仕事でも朝からメールを開き、自分からもあれこれメールで送る日々が続いている。意味不明あるいはマナー知らずのメールも相変わらず多い。私は携帯電話のメールで家族とあれこれ連絡しあっているが、パソコンを使った電子メールに絞って思いつくことを並べよう。
電子メールの設定は取扱説明書を読んでほしい。ダイヤル接続、ＡＤＳＬ、光ファイバー、ケーブルテレビなどの接続回線とモデム等の仕様によって異なるからである。また、メールソフトもマイクロソフトのアウトルックばかりではない、プロバイダーや専用ソフトもある。
（１）不快にさせるメールの例
自分の感情を表に出すのは嫌いである。でも、伝えたいことを相手に伝えられず、誤解をまき散らすメールも多い。自らも不注意や思いやりの不足でメールを出した経験に基づいて主な例を三つ紹介したい。
①改行も句読点もない無神経な文章
相手に伝えたいことが整理されておらず、読む気をそがせるメールである。ひまつぶしの相手にされることほど腹が立つのを知るべきだ。こんな人は日本語の復習をもう一度やり直してほしい。
相手のメール受信画面は自分と同じだと思い込むところにも間違いがある。全角30字（半角英字で60字）で改行するのがパソコン通信以来のエチケットである。
また、顔文字は分かる人達で使うものである。自分の世界が通用するとウヌボレタ文章ほど腹が立つ。
半角カタカナ・半角カッコ数字あるいは特定のソフトだけ使える特殊文字は、相手に文字化けさせるもとなので使わないのがエチケットである（電子メールで使える文字は制限されるのを知っていますか）。
②タイトルがあいまいな文書
仕事に多いのが「事務連絡」というタイトルである。電子メールを仕事で使ってるんだから、事務連絡なんで当たり前のことじゃないか。他の事務連絡と区別する内容の表現ができないかと思うと泣けてくる。
少なくとも、年月日や概要を表すタイトルがほしい。たとえれば、「●年●月●日給与支給停止」等で用は足りる。相手に伝わる配慮が欠けるメールは仕事の世界でも多い。事務連絡は保存する必要があるのでタイトルに年月日と内容を明示したタイトルが欠かせない。
個人間でも同じことである。「●●会の会合」でなくて、「●●会の出欠確認」とか「×月×日●●会の議題」ともう少し内容を具体的なタイトルにしてほしい。季節のあいさつにしても、相手を気遣うのか自分の近況報告なのかはタイトルで示すほうが親切である。
③漢字や英語をられつした文章
相手が日本人と分かっているのに英語で送る人がいる。いつから日本はアメリカの植民地になったのだろうか。英語を敵性言語と教わった世代もいるし、私のように試験で苦しまされて英語アレルギーになった者もいる。相手がどんな人間かも気づかずに書く文章は最低である。
また、薔薇（バラ）に限らず滅多に見かけない漢字を並べたてた子供のメールもある。ものしりぶった文章は不快である。自分が読み書きできるから他人もそうだと思い込んでいるか、知ってるんだという思い上がりの反映だろう。もっとも、パソコンのＩＭＥ（日本語変換）で自動的に変換してくれただけなのだろうか。
メールの文章はなるべく漢字やカタカナを減らして書くべきである。誤解をまねきそうな場合に絞って漢字を使うべきだろう。もっとも、ひらがなばかりの文章も簡単なようで意味がつかめない場合が多い。要は、相手に応じた思いやりがどの程度あるかにかかっている。
（２）メールのマナー
①ワクチンソフトを使って自分のメールや添付ファイルをチェックする
ウイルスセキュリティーソフト、たとえば「ノートン」や「ウイルスバスター」を入れていないか、入れていても数年間アップデートしていない人がいる。侵入の防止が甘いだけでなく、他人にウイルスをまき散らす元である。
セキュリティーソフトはパソコンに複数入れる必要はない。安全を気にしたばかりに三つ入れて競合してパソコンをハングアップさせた経験が私にもある。セキュリティーソフトはパソコンに常駐して侵入をチェックするから多ければ良いわけではない。ただし、プロバイダーのセキュリティーソフトはパソコン常駐ではないので併せて利用できる。
他人の侵入ばかり気にして、自分のメールがウイルスをまき散らすのを忘れているのは本末転倒である。雑誌の付録やインターネットで手に入れたソフトは必ずウイルスチェックをし、自分が他人に送るものもチェックして互いの迷惑を減らすのが最低限のマナーである。
メールを一時保存して、右クリックで「ウイルスのチェック」をすれば済むことである。
送ったメールに返事が来ないのは、あなたのパソコンにウイルスが侵入しているかもしれません（相手のウイルスチェックで削除されていることもあるが、信頼関係を損なわないように相手はそれを言わないこともある）。
②テキスト文書形式でメールを作成する
ウインドウズに標準で付いている「マイクロソフト・アウトルック」の設定は、標準ではＨＴＭＬ文書形式となっている。ＨＴＭＬ（ハイパー・テキスト・マークアップ・ランゲージ）は、文字の修飾や大きさの変更ができるほかレイアウトの設定までできる文書形式である。
この文書は二つの面で嫌われる。第一は、相手が使っているメーラー（受信画面）で作ったとおりに表示されないことだ。つまり、文字化け文書になる。第二は、セキュリティーで問題があることだ。ＨＴＭＬ文書を保存した人は気づいていると思うが文章と画像は別々に保存される。つまり、ウイルスを添付しやすい文書である。そして、見栄えは良いが容量をバカ食いする文書形式である。
というわけで、データ容量の節約やセキュリティーの面から、メールは文章（記号や数字も無論入る）だけのテキスト文書で送るのが基本である。どうしても、カラフルな文章を送るときは別に添付すればよい。
なお、アウトルックのテキスト文書の設定はウインドウズのヘルプや解説本を参照してほしい。
③写真など容量の多いデータは圧縮してメールに添付する
メールは文字だけでなく写真も送れる（携帯電話も同じことである）。そこで、配慮すべきは画像や音楽の容量が多いことである。Ａ４サイズの写真は圧縮しなければフロッピー（最大1.4ＭＢ）にも入らない。最近のデジカメで保存できるのはＪＰＥＧという圧縮形式で１０分の１以下のサイズにしているからだ。メールで送るためのサイズもデジカメで設定できるのはご承知のとおりである。
音楽にしても同じことで、一曲で３～４ＭＢは食う。ビデオ画像は１分間に30コマを取り込むから圧縮してなければ一分間で数百ＭＢ使う。
我が家のように光ファイバーでインターネットを行っている家庭は少ない。それを忘れて大容量のデータを送りつけられた相手は迷惑だろう。
そこで、画像や音楽を添付するときは容量の圧縮を行うのがマナーである。アウトルックには添付の中にデータの圧縮と解凍があるので利用しよう。もっと大切なデータは暗号化を使って送ろう。
④相手に不快なメールを送らない
先にあげた不快例のとおり、送ったばかりに誤解や怒りを呼ぶメールも多い。友達といえども勧誘や不幸の頼りはやり取りしないことである。個人の間でもメールになじむことやなじまぬことがあることを知ろう。役に立つこと、参考になること、楽しい便りは相手が受け付けるものだろう。
⑤発信人を明示する
「オレ、オレ」詐欺が流行っている昨今である。家族間であっても発信人を明示すべき時代になった。親切な人はタイトルの中に発信者が明示されているので安心してメールを開ける。ご承知のように、発信人が明示されていない人から来たメールはウイルスの危険があるからみだりに開くなといわれている。
毎回添付するのが面倒ならあらかじめアウトルックで「オプション」に署名を設定しておけば良い。作った署名は挿入で加えるだけですむ。相手に応じて複数の署名を使い分けるのも楽しい。
（３）その他の参考事項
①メールの文章は結論を先に出す
文章の書き方はいろいろあります。起承転結、序破急などが基本でしょう。それは状況に応じて使い分ければいいことです。
大切なのは、５Ｗ１Ｈがもれなく記載されていることです。いつ・Ｗｈｅｎ、どこで・Ｗｈｅｒｅ、誰が・Ｗｈｏ、なぜ・Ｗｈｙ、何を・Ｗｈａｔ、どうやった・Ｈｏｗ（そして最近は「いかほど（値段）」・Ｈｏｗ ｍｕｃｈ が加わる）
ビジネス文書では、結論を前に出して、その理由を説明する「序破急スタイル」がメールの基本とされます。小論文形式の、問題提起、理由、結論も良いでしょう。
個人の間では、タイトルを明示して「起承転結」で書くスタイルも捨てがたい味があります。特に急ぐ文章でないときは、季節のあいさつ、近況報告、言いたいこと、結論のスタイルがなじむようです。
②親しい中にも礼儀あり
家族との携帯メールは顔文字や記号を使ってけっこう勝手なメールを出し合います。でも、電子メールにはわきまえが必要です。誰が読むのかも考えた文章を書くのは最低限のマナーであり、他人の評価も受けることです。
ハイとイイエしか言えない人にはメールはオックウでしょう。バカていねいな文章を書けば良いわけではありません。必要なことを相手に応じて書き分けるのが礼儀です。長ければいいわけでもありません。
③大切な文書はＣＣ（カーボン・コピー）を使って補助者にも出す
仕事のメールで急を要するメールは本人と補助者に送るのがマナーです。いつも本人がいるとは限らないことを念頭にＣＣを使って送ります。これは同じ送信画面で行えますので利用したいものです。
個人の場合も、サークルなどは幹事と副幹事に併せてメールを送ることが必要なときもあります。ＣＣはけっこう利用できます。
④同じ文書を複数の人に出すときはＣＣとＢＣＣを使い分ける
メールは多数の人に同時に送れる便利さがあります。ＣＣは送った人のすべてが表示されますが、ＢＣＣは受信した人だけしか分からないという違いがあります。どちらにするのかは送る事情で決めたほうが良いでしょう。
ＢＣＣとＣＣの使い方は解説書やアウトルックのヘルプで確かめましょう。
⑤いつもメールをやり取りする人のアドレス帳を作る
メールのやり取りにたびに宛名や署名を作るのは無駄で苦痛を伴う作業です。
あらかじめ宛先（アドレス）のリストを作るか、受信したメールから宛先を保存する方法があります。
この手順はアウトルックのヘルプで確かめましょう。
（１）不快にさせるメール
（２）メールのマナー
（３）その他の参考事項
あれば便利といいながら、使い始めるとオックウなのが電子メールである。仕事でも朝からメールを開き、自分からもあれこれメールで送る日々が続いている。意味不明あるいはマナー知らずのメールも相変わらず多い。私は携帯電話のメールで家族とあれこれ連絡しあっているが、パソコンを使った電子メールに絞って思いつくことを並べよう。
電子メールの設定は取扱説明書を読んでほしい。ダイヤル接続、ＡＤＳＬ、光ファイバー、ケーブルテレビなどの接続回線とモデム等の仕様によって異なるからである。また、メールソフトもマイクロソフトのアウトルックばかりではない、プロバイダーや専用ソフトもある。
（１）不快にさせるメールの例
自分の感情を表に出すのは嫌いである。でも、伝えたいことを相手に伝えられず、誤解をまき散らすメールも多い。自らも不注意や思いやりの不足でメールを出した経験に基づいて主な例を三つ紹介したい。
①改行も句読点もない無神経な文章
相手に伝えたいことが整理されておらず、読む気をそがせるメールである。ひまつぶしの相手にされることほど腹が立つのを知るべきだ。こんな人は日本語の復習をもう一度やり直してほしい。
相手のメール受信画面は自分と同じだと思い込むところにも間違いがある。全角30字（半角英字で60字）で改行するのがパソコン通信以来のエチケットである。
また、顔文字は分かる人達で使うものである。自分の世界が通用するとウヌボレタ文章ほど腹が立つ。
半角カタカナ・半角カッコ数字あるいは特定のソフトだけ使える特殊文字は、相手に文字化けさせるもとなので使わないのがエチケットである（電子メールで使える文字は制限されるのを知っていますか）。
②タイトルがあいまいな文書
仕事に多いのが「事務連絡」というタイトルである。電子メールを仕事で使ってるんだから、事務連絡なんで当たり前のことじゃないか。他の事務連絡と区別する内容の表現ができないかと思うと泣けてくる。
少なくとも、年月日や概要を表すタイトルがほしい。たとえれば、「●年●月●日給与支給停止」等で用は足りる。相手に伝わる配慮が欠けるメールは仕事の世界でも多い。事務連絡は保存する必要があるのでタイトルに年月日と内容を明示したタイトルが欠かせない。
個人間でも同じことである。「●●会の会合」でなくて、「●●会の出欠確認」とか「×月×日●●会の議題」ともう少し内容を具体的なタイトルにしてほしい。季節のあいさつにしても、相手を気遣うのか自分の近況報告なのかはタイトルで示すほうが親切である。
③漢字や英語をられつした文章
相手が日本人と分かっているのに英語で送る人がいる。いつから日本はアメリカの植民地になったのだろうか。英語を敵性言語と教わった世代もいるし、私のように試験で苦しまされて英語アレルギーになった者もいる。相手がどんな人間かも気づかずに書く文章は最低である。
また、薔薇（バラ）に限らず滅多に見かけない漢字を並べたてた子供のメールもある。ものしりぶった文章は不快である。自分が読み書きできるから他人もそうだと思い込んでいるか、知ってるんだという思い上がりの反映だろう。もっとも、パソコンのＩＭＥ（日本語変換）で自動的に変換してくれただけなのだろうか。
メールの文章はなるべく漢字やカタカナを減らして書くべきである。誤解をまねきそうな場合に絞って漢字を使うべきだろう。もっとも、ひらがなばかりの文章も簡単なようで意味がつかめない場合が多い。要は、相手に応じた思いやりがどの程度あるかにかかっている。
（２）メールのマナー
①ワクチンソフトを使って自分のメールや添付ファイルをチェックする
ウイルスセキュリティーソフト、たとえば「ノートン」や「ウイルスバスター」を入れていないか、入れていても数年間アップデートしていない人がいる。侵入の防止が甘いだけでなく、他人にウイルスをまき散らす元である。
セキュリティーソフトはパソコンに複数入れる必要はない。安全を気にしたばかりに三つ入れて競合してパソコンをハングアップさせた経験が私にもある。セキュリティーソフトはパソコンに常駐して侵入をチェックするから多ければ良いわけではない。ただし、プロバイダーのセキュリティーソフトはパソコン常駐ではないので併せて利用できる。
他人の侵入ばかり気にして、自分のメールがウイルスをまき散らすのを忘れているのは本末転倒である。雑誌の付録やインターネットで手に入れたソフトは必ずウイルスチェックをし、自分が他人に送るものもチェックして互いの迷惑を減らすのが最低限のマナーである。
メールを一時保存して、右クリックで「ウイルスのチェック」をすれば済むことである。
送ったメールに返事が来ないのは、あなたのパソコンにウイルスが侵入しているかもしれません（相手のウイルスチェックで削除されていることもあるが、信頼関係を損なわないように相手はそれを言わないこともある）。
②テキスト文書形式でメールを作成する
ウインドウズに標準で付いている「マイクロソフト・アウトルック」の設定は、標準ではＨＴＭＬ文書形式となっている。ＨＴＭＬ（ハイパー・テキスト・マークアップ・ランゲージ）は、文字の修飾や大きさの変更ができるほかレイアウトの設定までできる文書形式である。
この文書は二つの面で嫌われる。第一は、相手が使っているメーラー（受信画面）で作ったとおりに表示されないことだ。つまり、文字化け文書になる。第二は、セキュリティーで問題があることだ。ＨＴＭＬ文書を保存した人は気づいていると思うが文章と画像は別々に保存される。つまり、ウイルスを添付しやすい文書である。そして、見栄えは良いが容量をバカ食いする文書形式である。
というわけで、データ容量の節約やセキュリティーの面から、メールは文章（記号や数字も無論入る）だけのテキスト文書で送るのが基本である。どうしても、カラフルな文章を送るときは別に添付すればよい。
なお、アウトルックのテキスト文書の設定はウインドウズのヘルプや解説本を参照してほしい。
③写真など容量の多いデータは圧縮してメールに添付する
メールは文字だけでなく写真も送れる（携帯電話も同じことである）。そこで、配慮すべきは画像や音楽の容量が多いことである。Ａ４サイズの写真は圧縮しなければフロッピー（最大1.4ＭＢ）にも入らない。最近のデジカメで保存できるのはＪＰＥＧという圧縮形式で１０分の１以下のサイズにしているからだ。メールで送るためのサイズもデジカメで設定できるのはご承知のとおりである。
音楽にしても同じことで、一曲で３～４ＭＢは食う。ビデオ画像は１分間に30コマを取り込むから圧縮してなければ一分間で数百ＭＢ使う。
我が家のように光ファイバーでインターネットを行っている家庭は少ない。それを忘れて大容量のデータを送りつけられた相手は迷惑だろう。
そこで、画像や音楽を添付するときは容量の圧縮を行うのがマナーである。アウトルックには添付の中にデータの圧縮と解凍があるので利用しよう。もっと大切なデータは暗号化を使って送ろう。
④相手に不快なメールを送らない
先にあげた不快例のとおり、送ったばかりに誤解や怒りを呼ぶメールも多い。友達といえども勧誘や不幸の頼りはやり取りしないことである。個人の間でもメールになじむことやなじまぬことがあることを知ろう。役に立つこと、参考になること、楽しい便りは相手が受け付けるものだろう。
⑤発信人を明示する
「オレ、オレ」詐欺が流行っている昨今である。家族間であっても発信人を明示すべき時代になった。親切な人はタイトルの中に発信者が明示されているので安心してメールを開ける。ご承知のように、発信人が明示されていない人から来たメールはウイルスの危険があるからみだりに開くなといわれている。
毎回添付するのが面倒ならあらかじめアウトルックで「オプション」に署名を設定しておけば良い。作った署名は挿入で加えるだけですむ。相手に応じて複数の署名を使い分けるのも楽しい。
（３）その他の参考事項
①メールの文章は結論を先に出す
文章の書き方はいろいろあります。起承転結、序破急などが基本でしょう。それは状況に応じて使い分ければいいことです。
大切なのは、５Ｗ１Ｈがもれなく記載されていることです。いつ・Ｗｈｅｎ、どこで・Ｗｈｅｒｅ、誰が・Ｗｈｏ、なぜ・Ｗｈｙ、何を・Ｗｈａｔ、どうやった・Ｈｏｗ（そして最近は「いかほど（値段）」・Ｈｏｗ ｍｕｃｈ が加わる）
ビジネス文書では、結論を前に出して、その理由を説明する「序破急スタイル」がメールの基本とされます。小論文形式の、問題提起、理由、結論も良いでしょう。
個人の間では、タイトルを明示して「起承転結」で書くスタイルも捨てがたい味があります。特に急ぐ文章でないときは、季節のあいさつ、近況報告、言いたいこと、結論のスタイルがなじむようです。
②親しい中にも礼儀あり
家族との携帯メールは顔文字や記号を使ってけっこう勝手なメールを出し合います。でも、電子メールにはわきまえが必要です。誰が読むのかも考えた文章を書くのは最低限のマナーであり、他人の評価も受けることです。
ハイとイイエしか言えない人にはメールはオックウでしょう。バカていねいな文章を書けば良いわけではありません。必要なことを相手に応じて書き分けるのが礼儀です。長ければいいわけでもありません。
③大切な文書はＣＣ（カーボン・コピー）を使って補助者にも出す
仕事のメールで急を要するメールは本人と補助者に送るのがマナーです。いつも本人がいるとは限らないことを念頭にＣＣを使って送ります。これは同じ送信画面で行えますので利用したいものです。
個人の場合も、サークルなどは幹事と副幹事に併せてメールを送ることが必要なときもあります。ＣＣはけっこう利用できます。
④同じ文書を複数の人に出すときはＣＣとＢＣＣを使い分ける
メールは多数の人に同時に送れる便利さがあります。ＣＣは送った人のすべてが表示されますが、ＢＣＣは受信した人だけしか分からないという違いがあります。どちらにするのかは送る事情で決めたほうが良いでしょう。
ＢＣＣとＣＣの使い方は解説書やアウトルックのヘルプで確かめましょう。
⑤いつもメールをやり取りする人のアドレス帳を作る
メールのやり取りにたびに宛名や署名を作るのは無駄で苦痛を伴う作業です。
あらかじめ宛先（アドレス）のリストを作るか、受信したメールから宛先を保存する方法があります。
この手順はアウトルックのヘルプで確かめましょう。
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